1. SERVEST 2010
Salon des Energies Renouvelables et des Véhicules Electriques de Saint-Tropez
2. ORGANISATEUR DE LA MANIFESTATION
Mairie de Saint-Tropez
Siren N° : 218301190 000 11
Contact :
Mairie de Saint-Tropez
M. Frank BOUMENDIL
Adjoint Délégué aux Energies Renouvelables
Mme Najet BAIROUQ / Agent Administratif
BP 161
83992 Saint-Tropez Cedex
Tel. : 04.94.49.65.90 / Fax : 04.94.55.90.38
nbairouq@ville-sainttropez.fr / www.servest.org
3. LIEU ET DATES DE L’EVENEMENT
Parking du Port
Saint-Tropez
Exposition du vendredi 4 au Dimanche 6 juin 2010 inclus
4. HEURES D’OUVERTURE
Vendredi 4 juin > de 10:00 à 18:00
Samedi 5 juin >de 10:00 à 18:00
Dimanche 6 juin > de 10:00 à 18:00
5. PRODUITS AUTORISES SUR LE SALON
A) Véhicules
Sont acceptés sur les stands d’exposition ainsi que sur le parking :
- les véhicules électriques, hybrides, à pile à combustible,
- les véhicules fonctionnant aux biocarburants à hauteur minimum de 30% de mélange en flotte captive (les cas particuliers pourront être étudiés),
- les véhicules carburant à l’hydrogène,
- les véhicules présentant, dans leur mode de propulsion ou de fonctionnement général, un réel intérêt écologique.
L’organisateur seul, prendra la décision d’accepter ou non la candidature selon son appréciation.
B) Equipements, accessoires, services
Sont acceptés tous les produits ayant un lien direct ou indirect avec le thème du salon, le respect de l’environnement et les économies d’énergies. L’organisateur seul, prendra la décision d’accepter la présence d’équipements, accessoires et services selon son appréciation.
6. FRAIS DE PARTICIPATION ET AUTRES CHARGES
Prix du stand 9 m² : 900,00 € HT
Prix du stand 16 m² : 2 000,00 € HT
Prix du stand 25 m² : 2 900,00 € HT
Exposition des Véhicules
- Sur le stand : la surface occupée par les véhicules ne doit pas excéder 40% de la surface totale du stand.
- En démonstration sur le parking : pas de coût supplémentaire.
Une TVA de 19,6% sera appliquée sur les tarifs mentionnés.
Equipements et services compris dans le stand :
- Montants en profilés d’aluminium anodisé
- Panneaux de remplissage en mélaminé sur 3 côtés
- Raidisseur de façade en aluminium anodisé
- Moquette de couleur à déterminer
- 1 branchement électrique de 1 KW, par module de 16 m²
- 1 rail de 5 spots de 75W par module de 16 m²
- Lien Internet vers la page d’accueil de votre site, à partir de www.servest.org
- 1 pass nominatif par stand comprenant 1 accès à toutes les conférences et pause-café
- La possibilité de faire essayer vos véhicules
- L'accès wifi
7. EVENEMENTS ANNEXES
Dans le cadre de l’exposition SERVEST 2010, vous aurez la possibilité de tenir une conférence de presse dans l’enceinte du salon.
8. ENREGISTREMENT ET CONDITIONS DE PAIEMENT
Les demandes d’admission et les attributions des emplacements seront déterminées par ordre chronologique d’inscription. L’inscription est à faire uniquement sur le formulaire intitulé
« Formulaire d’Inscription ». Avec l’inscription, le participant reconnaît avoir pris connaissance du présent règlement ainsi que des informations pratiques et techniques. Les formulaires d’inscription dûment complétés et signés doivent être renvoyés par fax et par courrier à :
MAIRIE DE SAINT-TROPEZ – BP 161 – 83992 Saint-Tropez Cedex - Tel : 04.94.49.65.90 / Fax : 04.94.55.90.38
Il ne peut être tenu compte des conditions et réserves faites dans les inscriptions. Les demandes spéciales d’emplacement seront prises en compte dans la mesure du possible. Elles ne pourront néanmoins être reconnues comme conditions de participation. L’inscription engage le participant.
Inscription avant le 10 mars 2010 : L’inscription est considérée comme enregistrée uniquement après réception par la municipalité du formulaire d’inscription original accompagné du règlement par chèque bancaire libellé à l’ordre du Trésor Public correspondant à un acompte de 30% du montant total TTC de la participation.
Le solde correspondant à 70% du montant total TTC devra impérativement être réglé au plus tard le 15 mai 2010 par chèque bancaire libellé à l’ordre du Trésor Public.
Inscription après le 10 mars 2010 : La candidature sera enregistrée uniquement après réception par la municipalité du formulaire d’inscription original accompagné du chèque bancaire (libellé à l’ordre du Trésor Public) de 100% du montant total TTC de l’inscription et ce, avant le 15 mai 2010.
9. CONDITIONS D’ANNULATION OU NON-PARTICIPATION
En cas de désistement de l’exposant et quelle qu’en soit la date, toutes les sommes versées restent acquises à l’organisateur.
10. MONTAGE DES STANDS
Lundi 31 mai 2010 de 7:00 à 20:00
Mardi 1 juin 2010 de 7 :00 à 20 :00
Mercredi 2 juin 2010 de 7 :00 à 20 :00
Jeudi 3 juin 2010 de 7 :00 à 20 :00
11. MISE EN PLACE DES EXPOSANTS
La mise en place des stands devra s’effectuer le jeudi 3 juin 2010, de 8:00 à 20:00.
12. OCCUPATION DES STANDS
Hormis négociations particulières relatives au regroupement d’exposants par pays sous l’égide d’une autorité ou association nationale, tout exposant désirant héberger sur son stand une société « invitée » et juridiquement distincte, devra solliciter l’autorisation de l’organisateur.
Sur le stand : la surface occupée par les véhicules ne doit pas excéder 40% de la surface totale du stand.
13. DEMONTAGE DES STANDS
Le départ des exposants, véhicules et matériels aura lieu le dimanche 6 juin 2009, de 18H00 à 22H00 et le démontage des stands et structures aura lieu le lundi 7 juin 2010 de 8H00 à 20H00. Tous les stands devront être totalement libérés de tous matériels et décors, le lundi 7 juin 2010 au plus tard à 20H00.
14. PUBLICITE DANS LE CADRE DE L’EXPOSITION
La présentation de produits et la distribution d’objets publicitaires sont strictement limitées au périmètre du stand et interdites dans les allées et autres espaces du site. Pour toute publicité extérieure, il est recommandé de faire parvenir à la municipalité une demande particulière de partenariat. La municipalité pourra interdire la diffusion de publicités pouvant prêter à contestation et les confisquer pour la durée de la manifestation. Les publicités et présentations de produits optiques, mobiles et sonores sont tolérées dans la mesure où elles n’interfèrent pas avec l’activité des autres exposants et avec la diffusion de messages sur le site. La municipalité sera en droit de rappeler à l’ordre tout contrevenant. Il est nécessaire de demander une autorisation pour les reproductions musicales aux services compétents (SACEM).
15. ESSAI DE VEHICULES
Tous les essais de véhicules se feront sur les emplacements réservés à cet effet. Aucun essai ne pourra être réalisé dans les allées de l’espace d’exposition. Seuls seront admis sur les différents sites d’essai les véhicules des sociétés régulièrement inscrites à l’exposition.
Deux sites d’essai seront mis à la disposition des exposants :
- Véhicules homologués usage routier qui pourraient être essayés à l’intérieur et à l’extérieur de l’enceinte du salon
- Zone sécurisée pour véhicules 4, 3 et 2 roues.
16. DOUANES
Il appartient à chaque exposant d’accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l’étranger. L’organisateur ne pourra être tenu pour responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de l’accomplissement de ces formalités ou des conséquences de leur absence.
17. ASSURANCES
A) Assurances Responsabilité Civile Exposant
Les exposants devront souscrire une assurance « Responsabilité Civile Exposant » notamment pour les dommages incendie, explosion et dégâts des eaux. Les exposants renoncent à tout recours contre l’organisateur de l’événement et leurs assureurs.
B) Assurances Responsabilité Civile Circulation
Les exposants qui prévoient de faire essayer leurs véhicules, même sur voie fermée, devront en plus produire une attestation d’assurance pour les risques encourus du fait de la circulation de ces véhicules par tout conducteur sur voie publique et/ou fermée.
C) Assurances de dommages aux biens
Les exposants seront tenus de souscrire une garantie dommages pour leurs biens ainsi que pour les biens qui leur sont confiés. Les exposants renoncent à tout recours contre l’organisateur de l’événement et leurs assureurs pour tous dommages qui pourraient atteindre ces biens. Ils s’engagent en outre à porter cette clause de renonciation à recours à la connaissance de leur assureur et à la faire figurer dans leur contrat d’assurance.
D) Assurance annulation manifestation
Le risque d’annulation de la manifestation, pour une cause extérieure à l’organisateur, n’étant pas assuré par ce dernier, il appartient à chaque exposant qui le souhaite de se couvrir contre ce risque auprès de l’assureur de son choix.
E) Attestations d’assurances
Les exposants devront adresser leurs attestations d’Assurance Responsabilité Civile et Dommages aux Biens au plus tard le 15 avril 2010 à la mairie de Saint-Tropez.
Ces attestations d’Assurances devront être établies par les agents généraux ou par les compagnies d’Assurances pour les courtiers.
Elles devront obligatoirement comporter, outre les mentions habituelles :
- Le nom et l’adresse du siège social de la société d’Assurances
- Le nom et l’adresse de l’Assuré
- Le numéro du contrat d’assurance et sa période de validité.
- La nature des activités garanties, dont la participation à ce salon à Saint-Tropez.
- La limite d’engagement de la société d’assurances, tous dommages confondus, au titre de ce contrat.
- Le cachet et la signature de la société d’assurances ainsi que la date d’émission de l’attestation.
- Conformément aux conditions générales de vente de la municipalité, l’attestation devra mentionner que l’exposant ainsi que ses assureurs renoncent à tous recours contre la mairie de Saint-Tropez.
18. CATALOGUE
Les organisateurs se réservent le droit exclusif de la publication d’un catalogue général de l’exposition. Les renseignements nécessaires pour la rédaction de ce catalogue seront fournis par les exposants sous leur responsabilité, les organisateurs ne sauraient être rendus responsables des erreurs qui pourraient se produire. Ces renseignements devront être fournis aux organisateurs avant le 1er fevrier 2010.
19. LITIGES
Les parties s’efforceront de résoudre à l’amiable les éventuels litiges relatifs à l’interprétation ou l’exécution du présent règlement et des présentes conditions générales SERVEST 2010. A défaut, seuls les tribunaux seront compétents.